项目及PMO不良沟通问题总结分析

项目及PMO不良沟通问题总结分析

网友转载 2016/8/16 10:41:40

大量的问题项目和项目失败仍被归咎于项目沟通问题,沟通对于管理的重要性以及如何进行有效地沟通已有大量的出版物对其进行了长篇论述。这一点也表明,许多管理者对入如何有效地沟通仍不得要领。项目经理当初匆忙中途接手项目后,和项目团队进行问题分析和启动,其中由于:

  (1)项目职责前期还不是很清晰;

  (2)前期项目问题分析没有深入到根源,发现细节性问题很多且时间非常急迫等原因,在以下4点情况下,直接进入实施阶段:

  1.工作任务分解很粗,在分解过程中也发觉团队成员无法分解出来;

  2.项目管理流程及制度等没有进行确定;

  3.项目团队及PMO人员已经被他人分配出去现场;

  4.项目经理也没有意识到项目管理特别是内部沟通工作的重要性(大部分时间是远程实施)—重点放在梳理外部沟通,以扭转以前的不好影响。

  在项目实施过程中,存在很多问题,表面呈现最严重的是沟通方面,举例:

  问题1、信息失真:

  (1)现场施工的员工说任务已经完成,但实际上当其他员工到现场去进行客户培训时,发现远远还没有完成,例如,应用只安装了几台,客户基本没有将系统用起来,系统上存在BUG等很多细节问题。

  (2)口头沟通,发现代码里面有部分没有改动,前期通过口头已经进行过说明。

  问题2、进度失控:

  部份工作进度已经不完成的情况下,没有及时反馈问题,在周报里面较粗的体现一下但被忽略等。

  问题3、任务遗失:

例1,员工电话汇报较为重要问题内容,但是由于手头工作缘故,一时没有注意,后期客户直接对该问题没有处理很大意见。

  例2,口头分配的任务遗失。

  问题4、口径不一:

  一件事情,信息内部没有共享,团队成员对外沟通传达的错误信息。

  问题5、重复劳动:

  同一个接口测试文档,两个员工每人都分别写测试并都提交了一份接口文档给客户。

  问题6、及时反馈:

  我们实施人员没有及时反馈前期提交的遗留问题。

  请教专家:

  (1)项目中出现的沟通问题如何避免,特别是信息失真情况?

  (2)如何确保良好的沟通?如何建立良好沟通体系?

  (3)系列问题的根源是什么?

  分析1:

  细节!魔鬼存在于细节之中。沟通是项目经理最重要的个人素质之一。能够灵活采用不同沟通方式,经理的成熟,经验就起了作用。

  问题的根源是项目经理缺乏沟通能力和经验。举个具体例子说明一下。 WBS粗糙,可能你营造的会议环境,不利于人们放开来说话,搞成一言堂。不少国人都有一种特性,当面无话,背后鬼话。为了打破这种不好的文化,经理要主动问话,“某某,您是XX方面的权威,您在XX很有能力,请说说您的看法。”“为了项目不失败,请说说您的观点,还有什么要补充的吗?”当面沟通最重要的是让双方互相了解所想表达的东西。沟通能力强的人,能了解到对方有没有明白自己的话。但人经常会健忘的,所以,口头沟通必须以书面记录为补充,并发给相关人员。

  分析2:沟通与记录

  对于案例提出的问题,我有下面的一点看法,个人意见,愿意交流。

  首先,楼主是中途接手,那么发现工作任务分解很粗,管理流程制度没明确等问题,就应该及时在项目团队里提出来,及时的针对一开始就发现的问题进行解决,这样才保证后面的错误越来越多,越来越大,导致无法挽回,任务失败。

  再次,如果有团队人员已经派往现场,那么要及时跟踪现场情况,要求现场人员做好现场情况记录。

  往下:在实施过程中,很明显,没有将任何一项工作做好记录,一切都是口头,当然事后查无对证,大家互相推卸责任,说谎话。

  分析3:项目中多种沟通不良的情况如何解决

  1、对项目的进展要实行有效的控制,根据各项目的具体情况制定一套项目文档,如:项目任务书,项目的约束文档,项目进度情况表等等。

  2、对于人与人之间的沟通是每个项目经理头疼的事情,但个人认为:沟通的前提是真诚,沟通的动力是激励,沟通的保障是约束。

  3、从案例表面看问题的根源是缺乏沟通,但实际是项目经理对项目的控制力不够。项目启动时没有的深入分析,缺少项目的计划,执行过程中项目组成员缺乏沟通,对项目没有形成有效的控制,收尾时发现诸多问题。

  专家点评

   我个人的看法是,达成有效地沟通,首先是简化沟通的复杂性。

讨论管理问题,往往是从科学和艺术两个角度出发。将因人、因事、因文化、环境、情境等等而异的沟通问题统一化起来,建立一个公开的沟通制度、策略和计划覆盖所有问题。 这当然不是百分之百的最佳做法,而是最适当、可行的做法。 我的建议是对于一位管理者,作为一个权变计划或策略,除了公开的管理和沟通制度、策略和计划之外,还需要有一个个人的(非公开的)沟通策略和计划,来应对那些公开的管理制度无法解决的诸如项目信息失真、沟通体系不畅等问题。


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