PMO的组建与实践经验谈

PMO的组建与实践经验谈

网友转载 2019/1/24 15:57:54

项目管理办公室(PMO)出现于20世纪90年代初期。当时PMO仅提供了很少的服务和支持工作,而更多被企业用来“管制”项目经理,而不是为他们提供项目管理的方向和指导。在90年代后期,对于企业领导来说,将项目放到整个企业的运作中统一管理的需要变得越来越明显,PMO随之大量地出现。不论是对于项目经理还是企业主管人员来说,PMO都被证明是理想的选择。

记得有人说过“糟糕的战略实施得再好也是糟糕的战略”。有些组织没有一个好的战略,它们会在项目管理办公室上浪费它们的投资。即使他们的战略成功地实施了,它们仍无法处于行业竞争的前沿,也不能使项目的干系人满意。最终的结果是指责和解散项目管理办公室,或指责项目经理们。有些企业,它们制定了很好的战略,有一个出众的主管人员团队,十分清楚应当做什么;可是其中也有一些企业会将这些好的战略白白浪费掉。这些公司没有项目管理办公室。主管人员把他们的战略计划以新项目的形式在组织中实施,完全不管组织的资源对完成这些工作是否足够。项目的实施将变得十分漫长。可能有太多的正在进行的项目,其中许多因为互相之间争夺资源而没有被主管人员批准。还有许多项目将永远无法实施。

制定一个正确的组织战略并尽快地予以实施是一种共识。但正如马克·吐温所说,“共识其实并不十分相同”。这是因为共识不是十分的显而易见,特别是对实施战略的人而言更是如此。为什么直接与主要项目成果相关联的、有效的战略规划如此难以获得?你怎样才能从一开始就确保公司的战略能在一年内使投资的回报达到25%或更高?区别项目管理办公室成功或不成功的战略的和战术的要素有哪些?

、项目管理办公室组建

  虽然,一个成熟的项目管理办公室的作用与功能非常强大。但是,路要一步一步走,在没有PMO运作经验的情况下,我个人认为在PMO成立的初期,其工作应该集中在如下几个方面:

1.为项目经理制定发展计划,并推动其实施。人力资源部、部门主管和PMO共同主导项目经理的发展计划。同时,由部门主管、项目经理及未来的项目经理,组成企业内部的项目管理协作组织(或称为项目管理俱乐部)。项目管理协作组织通过形式多样的讨论与交流,总结分享各自的经验。PMO要根据项目管理协作组织的需求和企业内项目经理发展计划,开设各种培训班提供专业化的培训和面对面的交流。

2.收集和整理项目经验,提供给其它项目分享。通过参与各个项目的会议,总结和分享不同领域的相关知识、技术及经验,形成可再利用的支持能力,让知识管理在日常运作中能被落实。

3.项目投入的工期和成本的分析。建立和推行一套工具,记录每个项目所花费的人力、时间,经过整理产生可供项目经理和主管参考的项目管理报表。

4. 制定项目建议书、项目计划、项目总结报告等模版,提供给项目经理和项目团队参考使用。由于项目经理和项目团队在进行具体项目时,往往会面对以前没有遇到的问题和情况。但是,这些问题和情况在企业内部可能已经遇到或实施过,因此PMO能通过对其它项目的总结,提供出标准的解决方案,并以文档模版的形式提供。这样,可以使项目团队的工作总是在企业过去积累的基础上向前发展,而不是简单的低水平重复。

  总之,在一个以项目为基础开展工作的企业内部,PMO的建立是势在必行的。但是,如何成功设立PMO,更重要的是如何成功运作PMO是一项非常复杂和专业的工作,需要企业和其员工长期努力。

、项目管理办公室的运作

  一年前,朋友见到我,向我诉说,他正在努力考察项目管理部门的10个项目经理,他们正在进行的工作能够为公司带来的价值

。除非他们能能够证明其部门的价值,否则朋友打算撤销这个部门和它的项目管理工作。

朋友声明他是公正的,项目经理们说可以在下一个财年证明他部门的价值。朋友将使用他们各部门的年度费用预算(70万人民币)的增值系数来衡量其硬性资金价值。增值系数取3,所以经理们必须达到使他们的工作具有210万人民币硬性资金价值这一目标。

  你可以想象这些决定在朋友公司中所产生的恐慌,没人曾经被要求做这样的事情。很多关于其它团队将会被削减的传言浮出水面。

  负责多个项目的经理小张召集跨职能团队的项目管理专家,建立了项目管理办公室这样一个团队。这个团队决定,这不安已经产生,部门面临几个选择:

第一,  仔细清点那些提供项目管理支持的团队拥有的资产,比如通讯设备的软件升级特性。团队评审这类资产的卖方合同,确定为了公司的利益,是否还有压缩开支的余地。

第二,评审项目评估流程以及部门如何完成包括市场客户在内的工作。这方面的努力将识别现有的项目组合和财年工作计划,以便发现团队是否能够缩短项目周期时间,是否能够完成本财年计划外的额外工作。

第三,评审部门项目经理们的作用和他们的项目工作的质量。项目经理们进行的项目是客户所需要的吗?在辅助按时交付那些项目关键里程碑时,团队能够使用经那些未被充分利用的资源吗?

第四,分析项目交付的瓶颈,寻找加速完成项目和避免项目交付危机的时机。


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全部评论(3506)
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