如何让PMO成为项目经理的家

如何让PMO成为项目经理的家

网友转载 2020/12/31 23:44:15

每一个项目经理都是折翼的天使,来到世间背最重的锅,吵最难的架。项目顺利时,项目经理半夜下班;项目不顺利时,项目经理不下班。

  为了帮助如此艰难的项目经理减轻负担,PMO(项目管理办公室)成立了。话虽如此,很多PMO却走上了管理和限制项目经理的不归路。PMO习惯性设置一道道繁琐的流程来拉低项目效率,使本就繁忙的项目经理更加负重前行。

  对于项目经理来说,更希望PMO是自己的家和靠山,自己冲锋陷阵,后背永远有PMO守护。对于PMO来说,项目经理就应该是这个家庭的一群孩子,要关爱、帮助、指引他们成长,让他们更加轻松和优秀。

 如何将PMO从Project Management Office变成Project ManagerHome?可以从以下四个方面入手。

  1、保障项目管理的整体环境t

  项目经理管理项目,最大的工作量在于和各部门沟通,督促各部门按项目计划履行自己的职责。然而大多数项目中,项目经理很难获得各职能部门的全力配合,这个项目管理带来了很大的阻碍。

  对于这种既通用又关键的问题,就轮到PMO登场了。不论通过关系管理还是行政沟通,或者制定共赢制度、激励制度,PMO出面与各部门达成对项目的一致价值观,都将很大程度促进各部门对项目的支持。项目经理的工作难度也会大幅降低。

  所谓保障项目管理环境,并不是代表组织层级出面沟通其他部门这么简单。因为项目管理的整理环境不仅包括外部环境还有内部环境。除了组织层级这样的“大事”还有很多细枝末节的“小事”会影响项目经理的工作状态。

  比如把项目奖金包多争取30%,一定能让项目经理心情愉悦。又比如为某个项目开辟了专属会议室,项目经理开会再也不用到处找会议室了。还有对于项目经理下班晚的现象,为他们准备一份深夜暖心宵夜,也会让疲惫的夜晚变得温暖。

  通过保障项目管理环境,PMO可以很温暖,带给项目经理安心和舒心。在这样的温馨环境下艰苦奋斗,疲惫和无助也会减轻许多。

  2、维护项目管理的基本流程

  项目经理冲进项目现场时,很容易迷失在繁杂的琐事中。比如明天就要给客户送样了,今天产出的样品质量不达标,项目经理很容易妥协一些不符合流程的措施。看似解决了眼前的窘境,却可能为后续工作埋下了巨大隐患。

  有诗云“身在山中不见山,却因远看更孱颜”。不论战士在战场上,还是消防队员在火场中,都如同“身在山中”,并不知道整体状况有多么险峻,随时可能走入弯路或将战局引入危险。必须要侦察兵、指战员这样的角色进行“远看”,才能及时提供指引,维持整体方向正确。

  PMO在项目管理中就是这样侦察兵、指战员的角色。项目基本流程是经过无数企业在项目实践中得出的优秀经验总结,是一套能够避免项目走弯路或造成重大损失的有效方法论。PMO要时刻维护各项目保持在项目基本流程中,就是对项目的“远看”。

  比如项目变更要走变更流程,才能保证项目可追溯。又比如费用预算必须严格控制,才能保证项目不亏本。项目经理因为眼前的琐事而忽略这些基本流程时,PMO要及时指出并规范,才能避免项目造成更大损失。

  维护项目基本流程不是对项目经理的限制,而是对项目经理的保护。PMO要坚持,项目经理也要理解。

  3、提高项目管理的人员效率

  PMO这个家不仅有保护和关心项目经理的责任,也有帮助项目经理成长提高的义务

  每个项目经理都是从懵懂无知的萌新成长为独当一面的大将的。这个成长过程因个人的天分和努力程度而不同,有的项目经理做一个项目就蜕变成长一次,有的项目经理做了若干项目依然没有悟得要领。

  从绩效的角度讲,项目经理有优劣之分。可从PMO的角度讲,每个项目经理都是这个家庭的孩子,就不该被放弃或嫌弃。有哪个家长会因为孩子天资不足而放弃呢?

  PMO有义务帮助每一名项目经理更加高效的成长提高。PMO能够掌握所有项目运行的优点和缺点,还可以收集业界乃至所有项目管理实践的卓越经验。通过对这些信息的整理归纳,是很容易发现每一名项目经理的强项和短板的。有规划的帮他们发挥强项,补齐短板,辅以一些必要的指导和建议,能够帮项目经理实现事半功倍的提高。

  PMO不仅可以帮助项目经理短期快速提升,还可以为项目经理规划长期成长基线。通过能力维度的划分和能力地图的绘制,项目经理将直观看到未来需要掌握的知识和技能。将自己的成长和工作相结合,未来掌握在项目经理自己手中,有规划的职业生涯,才能有机会开挂。

  提高项目管理的人员效率,既是PMO的职责,也是PMO的专属。做好人员效率提升,是对个人和集体的双赢贡献。

  4、整理项目管理的各项成果

项目经理作为先锋部队冲锋陷阵,也需要后勤部队打扫战场。不论项目过程输出的各项文件,还是各类问题解决形成的经验教训,都变成了这个项目的重要成果。这些成果的价值不低于项目成功的价值,因为这些成果可能帮助更多的项目以更小的代价获得成功。

项目经理作为直接经历者,总结出的成果确实更加客观准确。但优秀的项目经理容易忽略一些对他来说很基础的成果,繁忙的项目经理容易忘记停下来总结和反思,稚嫩的项目经理还无法判断哪些内容更加高质量。只有PMO可以从中拉通,帮助不同的项目经理及时整理必要的成果。

  PMO整理项目成果的另一项意义在于组织过程资产的积累。学习过PMP的项目经理都知道组织过程资产的重要性,遇到项目难题时,如果有完善的组织过程资产可供查阅,是可以快速找到答案的。这比口口相传的询问高效很多,可信度也会高出很多。

  最顶尖的咨询公司有一项重要的财富,就是掌握着业界最先进最成功的实践经验,在给任何公司做咨询的时候都能匹配到更好的解决方案。PMO在公司内项目管理领域也要做这个最顶尖的咨询公司,收集历史上和现行的每个项目的重要成果,为未来项目提供更好的解决方案。项目经理自然会把PMO当成家一样热爱。

  PMO的初衷是撑起所有项目高效运转,而不是高高在上做领导。获得项目经理尊重的PMO,远比高压控制项目经理的PMO更有价值。愿每一个PMO都成为项目经理的家。


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