PMO成立前的IT项目管理

PMO成立前的IT项目管理

网友转载 2015/5/29 18:05:23

  许多公司建立了项目管理办公室(PMO)来充当监督和协调机构。很明显,PMO是为任何希望从事有意义的IT项目的组织定义的。有这样一种普遍存在的尴尬局面:每个IT部门都有一个项目列表,其中包含的工作要比人们可能完成的工作要多。这也就是为什么IT项目组合管理是如此重要的原因。由于PMO也有潜在的投资回报率(ROI),所以建立正式的PMO的初始投入并不能为许多中型企业所接受。这在小一点的组织中尤为明显。

  如果让我来衡量我所在单位目前IT项目组合管理行为的项目管理成熟度等级,我可能会给一个非常低的二级的评价(COBIT评价体系)。我们意识到管理好项目的需求,我们也在学习优秀的可重复利用的技术,我们可以跨项目利用这些技术。我们仍保留着一级组织才具有的许多特点,比如我们目前没有严格的工作人员时间和费用PPM跟踪系统来判断项目的真实成本。

  此外,我们IT内部还没有类似于PMO的机构,那仍然是IT项目管理的责任。坦率地讲,建立全职的适当进行人员配置的PMO的资源在我们的组织中不能很快地适应我们的方式,所以我们将重点关注项目和资产组合管理(PPM),以较小的规模采取一些基本的项目管理方法和PMO实践,这样可以使我们的项目流程效率更高更成熟,实现更高层次的成功管理项目。

  对于我们来说,PPM相对较新,但却已经给我们带来了利益。尽管几年前我们就试图建立更加稳固的治理流程,但是那些策略需要来自组织高层的深入支持。由于支持没有到位,我们以一种非常不定期的方式向前推动项目交付。然而,当我们在交付方面做的更加成功时,我们却发现项目超负荷了。我们遇到了人手问题,按时提交问题和设置简单预期的问题(每个人都希望他们的项目排在列表的最前面)。最重要的是,相同的工作人员在交付所有项目的同时,还要对组织中正在进行中的运营支持负责。在重点项目中,数据库管理员会被毫无预兆地叫走去解决一个运营任务。我们的IT人员非常少,加上兼职顾问只有8个人,而且IT组织中的许多位置都是“一个深渊”,所以全面满足组织的需求和预期非常的困难。

  为了处理源源不断的项目任务,我们就IT项目和组合管理做了下面几方面关键的调整:

  项目一开始就提高业务预期的合理性。曾几何时,IT部门期望简单处理项目请求,而不考虑投资回报率(ROI)。现在,在我们执行任何有意义的项目之前,业务单元不得不证明明确的投资回报率和业务需求。如果有了明确的汇报和清晰的正面结果,我们就会把它添加到项目列表中,但暂不设置优先级。如果没有投资回报率,该项目会被取消或者加到“将来再考虑做”列表中,将来如果有人有时间可以考虑这个列表中的需求。

  项目需求评审。我与每个部门的副总裁每季度评审一次需求,确保这些需求是清晰的,而且有明确的投资回报率,同时在部门内部排定项目优先级。

  评估。在我的员工中,我首次尝试评估项目资源需求,包括人员时间和其他开支。我还优先考虑跨部门比较优先级高的项目,这是基于我每个季度与每个部门的副总裁进行交流收集的信息来判断的。很显然,优先级并不是基于项目重要性或者单纯的投资回报率来排定,同一个人不能同时在六个项目中工作。我还必须牢记,我团队中的每个成员都要对业务持续运营负责。

  分解。根据当前时刻收集到的所有信息,我尝试把大项目拆分成若干较小的项目。我这么做有三个原因:第一,较大项目中分成较小块更容易排定时间表;第二,通过分阶段完成项目,我们可以更早一点获得收益;第三,我们有机会在每个阶段吸取教训并在后面的阶段中加以纠正。

  资源分配。不是所有项目都需要内部处理的。对于有些项目,我们选择咨询服务。在这种情况下,我们先衡量成本,然后决定是否IT咨询预算限制可以满足该项目,还是我们需要安全的额外的资源。会有一名IT监督人员分配来监管这个项目。我也会在必要时参与项目管理。如果我们需要额外的资源,那就把需要的资源明确出来并发起请求。

  与执行团队一起评审整个IT投资组合管理。我会以每个月报告项目对于目标的进展和项目中的挑战,与执行团队中的其他人进行分析,更新的组合可能包括新项目。作为一个团队,我们审查请求和我最初定义的优先级次序建议,并做出必要的调整。在这个阶段,一些项目被取消,但是大多数会继续并留在项目组合中直到完成。

  除了这种新的PPM方法,我还花很多时间管理项目组合,审查新项目,确保业务一致性并消除障碍,这是为了业务持续运营和项目成功的目标。我也开始要求我的工作成员对他们自己的时间做更好的跟踪,我们不会做内部扣款,或者也不会花内部员工的时间去管理项目预算,但是我确实想对他们在运营方面花了多少时间有更清晰的了解,这样我就可以更好地掌握项目的时限,设定合理的可达成的预期。

  通过更加有效的PPM和改进时间跟踪,我们可以实现更好的项目成功率, 在不久的将来能成立正式的PMO机构,并且继续努力以从整体上给组织带来提升。

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全部评论(3405)
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