项目办公室——有效管理项目的金钥匙

随着项目管理实践的发展，对项目实施的系统方法的需求也在不断增长。一些组织行动迅速，很快就接受了项目计划软件，并送员工参加项目管理培训，甚至开设项目管理学位课程。建立项目办公室是增强组织项目管理能力的有效方法。

项目办公室的定义

项目办公室的成员是由为组织项目管理需求提供支持的项目管理专业人员组成的。尽管在最近10年项目办公室的不同角色正趋于一致，但在不同的组织中项目办公室的职能是不同的。当今项目办公室主要具备以下几个方面的功能：

——为项目组提供管理支持。
项目办公室人员通过承担项目计划编制、报告编制分发、项目管理软件操作、维护“可视工作室”和项目工作手册等方面的行政事务，为项目组成员的工作提供支持。

——为组织提供项目管理咨询和指导。
随着组织工作的“项目化”，他们需要开发能作为内部项目管理咨询顾问的人力资源，以便为组织提供有效实施项目管理的专家意见，这些咨询人员通常在项目办公室工作。

——为组织开发和维护项目管理方法和标准。
对组织来讲，要保持项目实施的一致性，须制定和发布通用的方法和标准，这这是项目办公室要做的工作。

——为组织提供项目管理培训。
为了采用项目管理方法，组织必须对员工进行项目管理知识的培训，项目办公室负责提供培训教材和教员。

——为组织输送项目经理。
项目办公室内储备有专业的项目经理，可以在组织需要的时候，将他们派到工作岗位上。

项目办公室的需求

如果一个组织只是偶尔实施一个项目，那就没有必要开发系统的从事项目管理的能力。在这种情况下，建立项目办公室就有点大材小用了。然而，当一个组织将其主要精力都花在项目实施方面时，那么非标准化的项目管理方法所带来的不仅仅是低效，有时甚至会很危险。随着项目增多，对项目办公室的需求更加强烈。

当一个组织成立了项目办公室之后，它就可以开发统一的项目管理实施方法。另外，如果项目办公室的设立是为整个组织提供服务的，那么，它在整合组织中跨机构、跨职能的项目活动方面起着非常重要的作用。它能培育项目管理的专业作风，使从事项目工作的人员对项目管理的认识达到并维持在一个较高的水准。

传统的项目办公室首先出现在建筑和国防工业中，这些工业一般是以项目为中心，并且将项目管理活动组织集中在一个地方开展。但是，这些传统的项目办公室与我们今天所见到的不同，它们通常服务于单一、大型和复杂的项目。例如，如果制造一架战斗机的项目启动了，项目办公室就会随之成立。在民用项目中，建造一座燃煤发电厂也需要专为此项目需求设立项目办公室去支持项目的实施。

与传统的项目办公室相比，如今的项目办公室在组织中必须满足更加广泛的项目管理要求。它们不为某个特定项目而设，而是同时服务于多个项目和整个机构。