有效运行PMO的经验分享
项目管理办公室（Project Management Office，PMO）是新时代项目管理发展的最新产物，PMO作为项目管理发展的新潮流，已为国内外广泛关注和研究。21世纪是知识和信息化的时代，更是资源运用效益化的时代，项目管理的发展体现出与时代脉动紧密结合的趋势。PMO的设置和运行近半个世纪，项目管理从理论和实践方面均获得了迅速发展。
一、PMO的含义
PMO (Project Management Office)即项目管理办公室，国外不同的组织对PMO的概念有不同的定义和理解，还没有形成一个公认的关于项目管理环境中的PMO构造。美国项目管理协会(PMI)对PMO的定义：PMO是组织为集中和协调组织范围内的项目而设置的组织单位，PMO主要负责项目和子项目的协调计划、优先级确定和执行，这些子项目与父项目或整体经营目标紧密相关。美国Gartner公司认为PMO是组织为了集成所有的项目经验而设计的一个共享资源，是在项目的分析、设计、管理和总结评价阶段建立组织能力的一个关键来源，是组织内部项目管理最优实践的中心。
在一定的控制下，PMO可以完成以下三个任务：为项目管理建立企业标准；提高组织内部沟通并平衡资源；减少失败项目对企业效率和生产率的破坏性的影响。PMO也可以被称作项目办公室(Project Office) 或大型项目管理办公室（Program Management Office, PMO)，与传统的项目办公室是不同的。以往国防、航天业界及美国政府、军方为发展大型系统所建立的项目办公室，几乎是一个可完全独立运作且满足项目要求的组织，但这种模式绝不是大多数的企业甚至政府单位所能供养起的，不符合资源共享及提升组织整体效益的目标。而PMO的主要任务并非是用以直接执行或经营项目，而是提供不同项目团队一个能更有效运作的最佳环境与功能。
PMBOK2004 对PMO与一般项目管理的区别作了阐述。首先追求的目标不一样，项目经理负责在一定的限制条件下提交特定的项目，PMO则是一个基于企业角度的组织结构，主要关注范围变化并将其视为实现战略目标的潜在机遇。其次，项目经理主要依靠分配给项目的资源来实现项目目标，PMO则致力于最优化使用所有项目间的共享组织资源。第三，项目经理负责管理项目的范围、进度、成本和质量，而PMO从事全面风险、机遇和项目间相互依存性的管理。
二、PMO的设置
PMO 的设立包括四个阶段：依次为确定PMO的短长期目标和工作范围及内容；按PMO发展计划执行，并不断完善计划；健全PMO的职能，并程序化工作流程；强化PMO工作职能，并令其持续运作。
第一阶段：确定PMO的短长期目标和工作范围及内容。首先通过调查分析，确定公司项目管理成熟度，并了解员工对组织的期望； 对组织及现有的项目进行优势、劣势、困难与机遇分析，明确组织的现状及远景规划，确立组织的短期及长期目标。根据目标和规划，建设PMO的组织架构，确定PMO的职能和人员。
第二阶段：按PMO发展计划执行，并不断完善计划。实施PMO的短期计划，并不断修正计划，从而有助于完善长期计划。建设适合组织的管理标准体系，拟定并实施培训计划，提供项目指导工作。PM0在本阶段必须能够走入正规，为公司项目管理体系提出可实施的前景，并为第三阶段的工作提供条件。
第三阶段：健全PMO的职能，并程序化工作流程。本阶段的主要工作为在第二阶段的基础上，继续执行PM0的计划．并健全PM0的职能，令PM0的研究发展成果直接为公司带来效益。研究发展结果
包括：培训计划的实施流程；管理体系的运作；阶段性报表分析；阶段性报告程序；项目资料管理体系；项目管理软件、工具、技术、手段的开发，引用等。
第四阶段：强化PMO工作职能，并令其持续运作。本阶段的工作就是继续强化PMO的工作职能，不断完善PMO工作方式。并扩大其工作范围，令其能为组织的日常生活提供指导，优化项目管理活动，并在各种持续的工作中提供指导，为组织提供各种支持。
在选择PMO的组织模式时，我们通常会选择从第一种模式(支持式PMO)作为起点，当发展到一定程度时(运作的成熟、项目管理价值的认可、模式限制的显现等)，再进行改进，扩展其职能，升级PMO的组织模式。如果组织的决策层对于项目管理的重视程度非常高，给予PMO的权限也足够，也可以直接采用第三种模式(管理式PMO)。
三、如何有效的运行PMO
PMO设立之后，开始了PMO的运行过程。成功的PMO运行应该能够保证在组织内项目管理的一致性；使组织决策层和项目经理、员工明确项目的价值；能够在项目经理和决策层之间，客观公正的审视项目；平衡好PMO作为项目控制者和项目支持者的角色，从而达到更多项目成功的目的。
此外，还应该为项目管理和实施人员提供系统的教育和培训；加强项目经理之间的沟通；认真借鉴已有项目执行的经验和教训，持续改进组织的项目管理。
PMO应该注意的无效运作方法表现为：（1）同时做所有的事；（2）做事犹豫不决；（3）忽视关键的项目相关利益者；（4）提供重于要求；（5）工作于真空之中。
随着专业项目管理公司的培育和发展，以及虚拟团队的出现， PMO将会成为提高项目管理水平的重要手段。目前项目管理办公室还处于探索研究阶段，积极借鉴国外大型公司和组织应用PMO的经验，加强理论研究，不断丰富和完善PMO的理论研究和实践，努力推动项目管理向前发展。
