有效运行PMO的经验分享

有效运行PMO的经验分享

网友转载 2016/1/20 11:13:27

项目管理办公室(Project Management Office,PMO)是新时代项目管理发展的最新产物,PMO作为项目管理发展的新潮流,已为国内外广泛关注和研究。21世纪是知识和信息化的时代,更是资源运用效益化的时代,项目管理的发展体现出与时代脉动紧密结合的趋势。PMO的设置和运行近半个世纪,项目管理从理论和实践方面均获得了迅速发展。

一、PMO的含义

PMO (Project Management Office)即项目管理办公室,国外不同的组织对PMO的概念有不同的定义和理解,还没有形成一个公认的关于项目管理环境中的PMO构造。美国项目管理协会(PMI)对PMO的定义:PMO是组织为集中和协调组织范围内的项目而设置的组织单位,PMO主要负责项目和子项目的协调计划、优先级确定和执行,这些子项目与父项目或整体经营目标紧密相关。美国Gartner公司认为PMO是组织为了集成所有的项目经验而设计的一个共享资源,是在项目的分析、设计、管理和总结评价阶段建立组织能力的一个关键来源,是组织内部项目管理最优实践的中心。

在一定的控制下,PMO可以完成以下三个任务:为项目管理建立企业标准;提高组织内部沟通并平衡资源;减少失败项目对企业效率和生产率的破坏性的影响。PMO也可以被称作项目办公室(Project Office) 或大型项目管理办公室(Program Management Office, PMO),与传统的项目办公室是不同的。以往国防、航天业界及美国政府、军方为发展大型系统所建立的项目办公室,几乎是一个可完全独立运作且满足项目要求的组织,但这种模式绝不是大多数的企业甚至政府单位所能供养起的,不符合资源共享及提升组织整体效益的目标。而PMO的主要任务并非是用以直接执行或经营项目,而是提供不同项目团队一个能更有效运作的最佳环境与功能。

PMBOK2004 对PMO与一般项目管理的区别作了阐述。首先追求的目标不一样,项目经理负责在一定的限制条件下提交特定的项目,PMO则是一个基于企业角度的组织结构,主要关注范围变化并将其视为实现战略目标的潜在机遇。其次,项目经理主要依靠分配给项目的资源来实现项目目标,PMO则致力于最优化使用所有项目间的共享组织资源。第三,项目经理负责管理项目的范围、进度、成本和质量,而PMO从事全面风险、机遇和项目间相互依存性的管理。

二、PMO的设置

  PMO 的设立包括四个阶段:依次为确定PMO的短长期目标和工作范围及内容;按PMO发展计划执行,并不断完善计划;健全PMO的职能,并程序化工作流程;强化PMO工作职能,并令其持续运作。

  第一阶段:确定PMO的短长期目标和工作范围及内容。首先通过调查分析,确定公司项目管理成熟度,并了解员工对组织的期望; 对组织及现有的项目进行优势、劣势、困难与机遇分析,明确组织的现状及远景规划,确立组织的短期及长期目标。根据目标和规划,建设PMO的组织架构,确定PMO的职能和人员。

  第二阶段:按PMO发展计划执行,并不断完善计划。实施PMO的短期计划,并不断修正计划,从而有助于完善长期计划。建设适合组织的管理标准体系,拟定并实施培训计划,提供项目指导工作。PM0在本阶段必须能够走入正规,为公司项目管理体系提出可实施的前景,并为第三阶段的工作提供条件。

  第三阶段:健全PMO的职能,并程序化工作流程。本阶段的主要工作为在第二阶段的基础上,继续执行PM0的计划.并健全PM0的职能,令PM0的研究发展成果直接为公司带来效益。研究发展结果

包括:培训计划的实施流程;管理体系的运作;阶段性报表分析;阶段性报告程序;项目资料管理体系;项目管理软件、工具、技术、手段的开发,引用等。

  第四阶段:强化PMO工作职能,并令其持续运作。本阶段的工作就是继续强化PMO的工作职能,不断完善PMO工作方式。并扩大其工作范围,令其能为组织的日常生活提供指导,优化项目管理活动,并在各种持续的工作中提供指导,为组织提供各种支持。

  在选择PMO的组织模式时,我们通常会选择从第一种模式(支持式PMO)作为起点,当发展到一定程度时(运作的成熟、项目管理价值的认可、模式限制的显现等),再进行改进,扩展其职能,升级PMO的组织模式。如果组织的决策层对于项目管理的重视程度非常高,给予PMO的权限也足够,也可以直接采用第三种模式(管理式PMO)。

三、如何有效的运行PMO

  PMO设立之后,开始了PMO的运行过程。成功的PMO运行应该能够保证在组织内项目管理的一致性;使组织决策层和项目经理、员工明确项目的价值;能够在项目经理和决策层之间,客观公正的审视项目;平衡好PMO作为项目控制者和项目支持者的角色,从而达到更多项目成功的目的。

  此外,还应该为项目管理和实施人员提供系统的教育和培训;加强项目经理之间的沟通;认真借鉴已有项目执行的经验和教训,持续改进组织的项目管理。

  PMO应该注意的无效运作方法表现为:(1)同时做所有的事;(2)做事犹豫不决;(3)忽视关键的项目相关利益者;(4)提供重于要求;(5)工作于真空之中。

  随着专业项目管理公司的培育和发展,以及虚拟团队的出现, PMO将会成为提高项目管理水平的重要手段。目前项目管理办公室还处于探索研究阶段,积极借鉴国外大型公司和组织应用PMO的经验,加强理论研究,不断丰富和完善PMO的理论研究和实践,努力推动项目管理向前发展。



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全部评论(4282)
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